こんにちは。IT事業部・広報担当の伊藤です。
コロナ禍が広がって数ヶ月。名古屋匠塗装でも感染防止のためにさまざまな取り組みを行ってきました。
例えば
- お客様との打ち合わせや現地調査でのマスクの着用
- 外出から帰ったときの手洗い
- 次亜塩素酸やアルコール消毒
- フェイスシールドやマスクの配布
- こまめな換気
- ランチ中に密にならないように注意する
などなど。
先日もこちらの記事で社内の新型コロナ対策をご紹介しました。
当社は建築系の会社なので会社全体をリモートワークにすることは難しいのですが、内勤のIT事業部では週1回のリモートワークを試験的に導入することになりました。
今回は、当社のIT事業部で導入したリモートワーク（在宅勤務）についてレポートしたいと思います。
IT事業部の仕事とは？
建築系でIT事業部のある会社は珍しいのではないでしょうか。
名古屋匠塗装のIT事業部では
- 会社HPの更新
- 雨漏り匠ナビの運営（雨漏り・防水工事のマッチングサイト）
- WEBコンテンツ（コラムやイラスト）の制作
- WEB広告の運用
- 広報
など社内のインターネット関係の業務を担当しています。
今年（２０２０年）にIT事業部を立ち上げてから、インターネットを通じて外壁塗装や防水工事でお困りの方に当社を知っていただき、お問い合わせをいただく機会も増えています。
当社のIT事業部は2人なので、1つのことを深く極めるよりも、さまざまな業務に関わる機会が多いです。
リモートワークの進め方
現在は、 新型コロナ対策として週１回のリモートワーク を試験的に導入しています。
業務のやり方や、連絡で気をつけていることを紹介したいと思います！
IT事業部は在宅でどうやって仕事を進める？
IT事業部の場合は、ネット環境がある場所ならどこでも作業できるものが多いです。
例えば、編集画面にログインできれば自宅からでもHPの更新はできます。
ほかにも、コラムを書くことが多いので、Googleドライブを使ってデータを保存しています。
Googleアカウントを持っている人へのデータの共有もできるので、部署内での制作物のやりとりや日報の提出などはGoogleドライブを使っています。
連絡はLINEを活用
もともとLINEで報連相をする会社なので、リモートワークになっても継続しています。
しかし、やはり文字では声や顔色がわからないので、出勤後・休憩後・夕方に電話連絡をしたり、zoomで打ち合わせをする時間を設けています。
具体的には
- １日3つのタスクを部署内で共有
- 朝・昼・夕方の電話連絡
- zoomを使った1on1ミーティング（5分）
を取り入れています。
とくに1on1ミーティングでは お互いの顔を見て話すコミュニケーション を心がけています。
リモートワークでよかったこと・注意点
リモートワークも約1ヶ月が経過し、よかったことと注意点が見えてきました。
よかったこと
コロナ対策に一定の効果
週1回とはいえ事務所内の人口密度が減るので、コロナ対策につながっているのではと思います。
幸い、社員・社員の家族・お客様など身近なところでの感染事例は報告されていません。
リモートワークの前例・ノウハウができた
今回、週1回の定例のリモートワークを実践したことで、リモートワーク運用のルールが定まったことはよかったと感じました。
今後、コロナやそれ以外の出勤が難しい事態が起きたときでも、すぐにリモートワークに切り替えることもできそうです。
今回のリモート運用で得た知見は社内でも共有していきます。
集中できる
会社では電話対応や話し声などが聞こえますが、自宅にいるときは基本的に1人で無言の状態で作業をしています。
わたしの仕事はコラムなどの長文を書くことが多いので、特に集中が必要な仕事はリモートワークの日に行ったりしています。
意識的に報連相をする
顔を合わせない分、疑問点があったら早めに質問するなど、意識的に報連相をすることが大切だと感じています。
もともとLINEで連絡を取り合う文化があったので、リモートワークになっても報連相については以前と変わらずに対応できています。
注意点
自宅に作業環境があるとは限らない
わたしは、今この記事を自宅のデスクから書いていますが、人によっては自宅でパソコンの作業をするのが難しいという人もいるかと思います。
今回の場合は自宅に作業環境があったのでリモートワークに対応できましたが、合わない机や椅子で作業をして疲れてしまったり、必要なソフトが入っていなくてできない作業が出てきてしまうということも考えられますね。
オンライン会議もあるので、ネット回線が安定していることも重要です。
また、小さい子供がいるなど、家族構成によっては全員がリモートワークがしやすい環境とは限りません。
今回は社員の業務内容や家庭での作業環境を考慮し、出勤か在宅かはできる限り希望制にしたとのことです。
オンオフのメリハリが重要
自宅にいると、どうしてもだらけてしまうという人もいるかもしれません。
それまでの習慣や資質によっては自宅で仕事するのは難しい場合もありますよね。
わたしの場合は、朝の連絡時に当日のタスクを3つ共有し、社員全員が見れるGoogleカレンダーに1日の予定を書き込むというスタイルは出勤時と同様に継続しています。
とはいえ、電話や来客の対応など、会社でしかできない業務については出勤している方任せになってしまいます。
中小企業では1人1人の業務の幅が広いので、社内の協力あってこそリモートワークが成り立っていると感じます。
まとめ：リモートワークはこれまで以上に報連相を！
今回は、名古屋匠塗装におけるリモートワークの導入をご紹介してきました。
まだまだ試験的に始まったばかりなので、今後も改善点は出てくるかと思いますが、もともとLINEやGoogleカレンダーなどのツールを使っていたこともリモートワーク導入への足がかりとなりました。
また、名古屋匠塗装では、 コロナ以前から社員の働きやすさを重視し、家族や体調などの事情に合わせた勤務体系 も取り入れられています。
そうした柔軟な働き方が可能な土壌があったからこそ、今回のコロナ流行でもリモートワークを取り入れることができました。
今後、コロナのような不測の事態があったときにも、今回のリモートワークの知見を生かして業務に当たることができそうです！
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いよいよ梅雨シーズン。
